La facturation et son formalisme

Rappel des principes

La facturation est obligatoire dans les cas suivants :

• toute prestation de service ou de vente de marchandise au bénéfice d’un autre assujetti ou d’une personne morale non assujetti à la TVA
• ventes à distance, à savoir les échanges intracommunautaires pour lesquels l'acquéreur est un particulier (notamment vente par correspondance)
• des livraisons aux enchères publiques de biens d'occasion, d’œuvres d'art, d'objets de collection ou d'antiquité
• à la demande express d’un particulier pour la vente de marchandises ou en cas de dépassement du seuil de 75 €. À défaut, un ticket de caisse suffit
• pour les prestations de services à un particulier, la délivrance d’une facture est obligatoire lorsque le montant TTC dépasse 25 euros ou s’il le demande

Exécution de travaux immobiliers : Toute prestation de services comprenant l'exécution de travaux immobiliers, assortie ou non de vente, fournie à des particuliers par un redevable de la TVA, doit faire l'objet d'une note mentionnant le nom et l'adresse des parties, la nature et la date de l'opération effectuée, le montant de son prix et le montant de la taxe sur la valeur ajoutée. L'original de la note est remis au client au plus tard lors du paiement du solde du prix ; le double est conservé par le prestataire dans la limite du droit de reprise de l'administration.

Factures émises dans le secteur de la restauration : L'administration admet que les éléments d'identification du client ne soient pas mentionnés par l’entreprise qui émet la facture, mais inscrits par le client lui-même dans un espace réservé à cet effet sur le document remis. Toutefois, cette mesure d'assouplissement ne s'applique qu'aux factures dont le montant total hors taxe est inférieur ou égal à 150 €. En conséquence, les notes de restaurant dont le montant hors taxe excéderait ce seuil doivent comporter l'ensemble des mentions obligatoires.

Si l’émission d’une facture n’est pas obligatoire, le professionnel doit être en mesure de retracer chronologiquement les opérations.

Le professionnel n’a aucune obligation de s’équiper d’un logiciel ou d’un système de caisse.  En revanche, un livre de caisse doit être tenu sur lequel est inscrit jour par jour, sans blanc ni rature, le détail et le montant de chacune des opérations en distinguant au besoin les opérations taxables, celles qui ne le sont pas et le mode de réglement.

Il est également admis que les professionnels puissent inscrire globalement en comptabilité, en fin de journée les opérations au comptant correspondant à des ventes au détail ou à des services rendus à des particuliers lorsque leur montant unitaire n'excède pas 76 € TTC.

Les factures doivent être émises dès la réalisation de la livraison de biens ou de la fin d’exécution de la prestation de services.

Mentions obligatoires

• Les identités des parties

Le vendeur :

- Son nom complet ou sa dénomination sociale
- Son adresse
- Pour une société : la forme juridique, le capital social, le RCS
- Le numéro individuel d’identification à la TVA. Il est composé de deux lettres et 11 chiffres.

Le client :

- Son nom complet ou sa dénomination sociale
- Son adresse
- Pour toutes les factures avec un autre État membre de l’Union Européenne, le numéro d’identification à la TVA intracommunautaire du client est obligatoire et vérifié
- Pour les sociétés en liquidation, la mention État de liquidation doit être portée.

• Le numéro de la facture

C’est un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue, sans rupture.

À faire figurer sur toutes les pages, si la facture en comporte plusieurs

• La date de la facture

C’est en principe la date de la livraison des biens ou de la réalisation de la prestation de services. La facture se fait au plus tard à la fin du mois (pour les opérations intracommunautaires de biens exonérés, la facture doit être établie au plus tard le 15 du mois qui suit la vente ou la prestation de services).

• Biens ou prestations vendus

- la date de l’opération lorsqu’elle diffère de la date de la facture, la dénomination précise des produits, la quantité vendue exprimée en unité (poids, volume, taux horaire) le prix unitaire, la TVA applicable.

- les factures d’acompte sont obligatoires et spécifient le montant HT et TVA. La dernière facture fera état du descriptif des biens ou/et des prestations fournis. Un état des acomptes facturés sera repris. Les montants HT et TVA portés sur la facture doivent correspondre au solde à payer de la facture.

• Le calcul de la TVA

La facture contient obligatoirement le taux de TVA et le taux par produit ou service, le total HT et le total de TVA.

En cas d’exonération, référence à la disposition du CGI ou à toute autre mention indiquant que l’opération bénéficie d’une mesure d’exonération.

Lorsque l’acquéreur ou le preneur est redevable de la taxe, mention : « Autoliquidation »

• Autres mentions

- La date du règlement, obligatoire seulement entre professionnels
- Attention, pour chaque montant de prestations de services supérieur ou égal à 5 000 euros HT, l'attestation de vigilance doit être réalisée
- La facture doit également préciser les conditions d’escompte et de réduction de prix acquise (rabais, ristourne, remise), la majoration éventuelle de prix (transport, emballage etc.)
- Le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture dans la limite de trois fois le taux d’intérêt légal, l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement fixé à 40 euros selon le décret n°2012-1115 du 2 octobre 2012

• Les mentions particulières

- Adhésion à un centre de gestion agréé