Obligation d'utiliser des logiciels de caisse sécurisés à partir de 2018

Les professionnels concernés

• Les professionnels assujettis à la TVA
• Réalisant des ventes de biens ou des prestations de services à des particuliers
• Utilisant un système de caisse informatisée
• Aucune obligation de s’équiper d’un logiciel ou d’un système de caisse pour ceux qui n’en disposent pas à ce jour. En revanche, le professionnel a l’obligation de tenir un livre de caisse sur lequel est inscrit jour par jour, sans blanc ni rature, le détail et le montant de chacune des opérations en distinguant au besoin les opérations taxables et celles qui ne le sont pas et le mode de réglement.

- Exclusion : Les professionnels relevant de la franchise en base ou ceux exonérés de TVA ne sont pas concernés

Les types de matériels

• Un logiciel ou un système de caisse est un système informatisé dans lequel un professionnel enregistre les livraisons de biens et les prestations de services ne donnant pas lieu à l’émission d’une facture, effectuées avec ses clients. Tous les systèmes constitués des fonctions caisse enregistreuse/encaissement sont concernés
• Tous les logiciels et systèmes de caisse permettant l'enregistrement des opérations de règlements de leurs clients quel que soit le mode de règlement sont concernés. Le dispositif n’est pas limité aux règlements réalisés en espèces
• Pour les logiciels multifonctions (comptabilité, gestion, caisse), seules les fonctions de caisse et/ou d’encaissement devront être certifiées
• Les logiciels de comptabilité et de gestion (sans fonctionnalités caisse) et les terminaux de paiement sont exclus du dispositif
• Les balances comptoir poids/prix qui n’ont pas de fonction de mémorisation des opérations d’encaissement sont exclues

Spécificités du logiciel ou du système de caisse

• Condition d'inaltérabilité

L’inaltérabilité doit permettre d'empêcher l'accès de l'utilisateur à des fonctionnalités de modification des données validées et d’autre part de détecter tout accès/modification des données de règlement. Les données initialement validées devant rester inaltérables, si des corrections sont ultérieurement apportées à des opérations de règlements, ces corrections (modifications ou annulations) s'effectuent par l'enregistrement de nouvelles opérations de « plus » et de « moins » et non par modification directe des données d'origine enregistrées. Toute modification ou correction doit être détectable.
Les données de l'opération doivent être inaltérables de la prise de commande jusqu'à l'enregistrement du règlement.

• Condition de sécurisation

La sécurisation des données vise à s'assurer que les données enregistrées ne peuvent plus être modifiables, sans traces. Il ne s'agit pas seulement de protéger les données contre les modifications par des tiers, mais aussi contre des modifications non tracées effectuées par le propriétaire et détenteur des données lui-même.

• Condition de conservation

L’obligation de conservation porte sur toutes les données enregistrées ligne par ligne, ainsi que pour les systèmes de caisse, sur les données cumulatives et récapitulatives calculées par le système : cumul à la journée, au mois, à l’année ou à l’exercice et total perpétuel (cumul décompté depuis le début de l’utilisation du système).

• Condition d'archivage

La condition d'archivage a pour objet de figer les données et de donner date certaine aux documents archivés.
L’ensemble des données doivent être conservées et archivées sur support externe et leur inaltérabilité et leur traçabilité doivent être garanties pendant six ans.

Comment obtenir le certificat du logiciel de caisse ?

L’éditeur du logiciel doit fournir le certificat sur simple demande en précisant les références du matériel, la date d’achat et le nom du fournisseur.

Où trouver la liste des logiciels et systèmes de caisse certifiés ?

• Le Laboratoire National de Métrologie et d’Essais

https://www.lne.fr/recherche-certificats/
Sélectionner dans "Systeme" : LNE Produit

• AFNOR-certification via INFOCERT

http://infocert.org/index.php?option=com_content&view=article&id=5&Itemid=454

Formalisme de l’attestation individuelle

• L’attestation doit être individuelle et délivrée nominativement au professionnel par l’éditeur ou son représentant légal lorsqu’il s’agit d’une société.
• L’attestation doit explicitement mentionner que le logiciel ou le système de caisse respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.
• L’attestation doit également mentionner le nom et les références du logiciel (version et numéro de licence s’il en existe un), la date d’acquisition du logiciel par le professionnel.
• Un modèle d’attestation est fourni par l’administration : référence BOI-LETTRE-000242.
• En cas de pluralité de points de vente détenus (donc plusieurs caisses) par une même entité juridique, une seule attestation est requise.

L’obligation de caisse pèse sur les assujettis à la TVA qui vendent à des particuliers. Si le système actuel ne permet pas de répondre à ces obligations,

• soit le système demande une amélioration ou une mise à jour pour obtenir l’attestation de l’éditeur, les frais seront une charge de l’exercice.
• soit le système ne permet pas de répondre aux obligations. Le logiciel ou le système de caisse doit être changé. Le logiciel acquis doit être amorti sur la durée d’usage (2 à 3 ans en général).

La saisie des recettes et des flux de trésorerie doit être enregistrée au jour le jour dans la comptabilité. Nous préconisons l’acquisition d’une caisse qui permet le transfert des écritures dans le logiciel de comptabilité.

Votre interlocuteur se tient à votre disposition pour tous renseignements complémentaires, et dispose également d’un modèle de courrier de demande à l’éditeur.