Les avantages de la facture électronique

Des économies

Passer à la facture électronique a un grand intérêt en termes de coût de traitement des factures !

En effet le coût de traitement d'une facture papier est aujourd'hui d'environ 14€ en moyenne par facture entrante. Une facture de vente coûte, elle, entre 5 et 10€.

Pour ce qui est de la facture électronique, le coût est de moins de 1€ !

Cette baisse conséquente s'explique par des économies à chaque étape du processus de facturation.

Cette grosse économie s’explique par l’absence d'impression, de mise sous pli et d'affranchissement, étapes qui n’existent plus dans le processus de facture électronique. Fini aussi le traitement manuel de réception du courrier et l'archivage physique de toutes les factures.

La dématérialisation minimise également les interventions humaines, notamment lors de la saisie des factures dans un logiciel comptable. Les factures électroniques contiennent des données structurées qui vont être automatiquement insérées dans les logiciels de traitement.

Un autre point à prendre en compte dans ces économies sont les coûts liés aux erreurs de saisie ou à la perte de facture papier.

En résumé, la diminution des coûts grâce au passage à la facture électronique provient de :

  La suppression du papier

  La suppression de l’impression

  La suppression de l’affranchissement

  La suppression de la manipulation du papier

  La suppression de la ressaisie

  La diminution du temps de transmission de la facture

  La simplification du traitement des factures

  La limitation des risques de perte de factures

  La suppression du lieu de stockage physique

  L’utilisation d’un espace de stockage électronique

Une meilleure productivité

Avec la facture électronique, les entreprises vont gagner du temps.

L'utilisation de plateformes certifiées pour l'envoi et la réception des factures permettra de diminuer le temps de transmission entre acteurs. Le suivi sera donc plus simple et plus rapide et le traitement pourra se faire un temps réel.

De plus, il n'y aura plus de risque de perte de factures ce qui diminuera les litiges entre client et fournisseur.

Résultat : gain de temps et moins de stress !

Le suivi des factures sur les plateformes via la mise à jour des statuts, diminuera également le nombre de litiges et permettra une gestion facilitée de ceux-ci.

Les factures électroniques pourront être traitées via des logiciels s'appuyant sur l'intelligence artificielle ce qui réduira grandement les erreurs de saisie et les doublons. Les collaborateurs pourront donc traiter des tâches à plus haute valeur ajoutée.

À terme, il y aura également un gain de temps important au moment de la déclaration de TVA. Les données envoyées à l'administration au moment de la transmission des factures, permettront un pré-remplissage de la déclaration de TVA des entreprises.

Par ailleurs les temps de transmission et de traitement étant réduits, les délais de paiement le seront également !

Un suivi des flux de trésorerie plus régulier

Que ce soit pour les dettes ou pour les créances, la facture électronique va permettre un meilleur suivi des flux de trésorerie. En effet chaque acteur devra se connecter quotidiennement sur sa plateforme pour mettre à jour les statuts de suivi des factures (approuvée, en litige, refusée, payée, encaissée…). L'entreprise connaîtra donc en quasi-temps réel les échéances de paiements de ses clients et pourra gérer sa trésorerie de façon optimisée.

Du fait d'une transmission beaucoup plus rapide des factures, les paiements seront également plus rapides.

La meilleure gestion des litiges évoquées plus haut, permettra également de réguler plus facilement les flux de trésorerie. La résolution des litiges étant plus rapide, les règlements le seront aussi.

Tous ces points permettront un suivi régulier de la trésorerie de l'entreprise et donc une prise de décision avec les bons indicateurs.

Une fiabilité du processus de facturation accrue

L'utilisation de Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), certifiées par l'État et contraintes d'avoir un très haut niveau de sécurité des données, permet de garantir un niveau de sécurité plus élevé que l'envoi de facture par La Poste ou par e-mail.

De plus, les factures transiteront uniquement entre partenaires commerciaux identifiés dans l'annuaire national des entreprises. Le risque d'erreurs de transmission seront réduits au minimum.

Les factures seront chiffrées de bout en bout de la transmission, même en mode "stockage" ce qui confère un niveau de sécurité élevé pour les données contenues dans les factures.

La sécurisation de l'ensemble des flux apporte une triple assurance : authenticité, intégrité et lisibilité.

  Authenticité : toute facture bénéficiera d'une garantie d'authenticité de l'origine, c'est-à-dire qu'il y aura une preuve que la personne émettrice de la facture soit bien celle indiquée dans les données de facture.

  Intégrité : une fois la facture établie et envoyée dans la PDP, celle-ci ne sera plus modifiable, à aucune étape de sa durée de vie.

  Lisibilité de la facture dans le temps : une facture électronique est aussi fiable qu'un document papier grâce à son scellage électronique.

Pilotage en temps réel de l'entreprise

Les chefs d'entreprises seront à même de voir en temps réel la santé financière de leur entreprise.

En effet, avoir les données de facturation, de paiement des factures, de créance en temps réel permettra l'élaboration de tableaux de bord au plus près du présent.

Les entreprises pourront donc prendre des décisions en fonction de l'état financier actuel de l'entreprise et non au moment du bilan qui arrive parfois trop tard pour rectifier une situation économique en déclin.

La mise en place de la facture électronique va donc permettre aux entreprises de gagner du temps, de mieux suivre leur flux de trésorerie, de faire des économies, d'avoir un processus fiable et des tableaux de bord en temps réel.

Au-delà de tous ces avantages, la mise en place de la facture électronique va permettre la digitalisation des entreprises françaises qui deviendront plus compétitives.