L’évolution de l'organisation comptable de l'entreprise et les obligations de la tenue de caisse : quelles solutions en pratique ?
L’organisation comptable des entreprises face aux obligations de tenue de caisse évolue.
Nous faisons le point sur les solutions d’accompagnement pour les entreprises, que vous soyez concernés ou non par les logiciels de caisse sécurisés à partir du 1er janvier 2018.
Un point préalable sur la règlementation comptable de la tenue de caisse en général
La tenue de caisse est obligatoire pour tout commerçant, tout artisan, tout professionnel libéral ou tout agriculteur réalisant des ventes encaissées en espèces, qu’ils soient sédentaires ou itinérants.
La caisse peut être qualifiée, au sens comptable, comme l’ensemble des opérations traduisant les encaissements et les décaissements en espèces.
En pratique, les autres modes de règlement y sont également tenus (chèques, cartes bleues, tickets restaurants, …).
La tenue de caisse implique un contrôle journalier :
- entre les différents modes d’encaissements et la recette totale de la journée ou avec le ticket Z,
- entre les remises des encaissements en banque et les bordereaux de remises en banque,
- et entre les espèces physiquement présentes et le solde espèces du livre de caisse.
Le livre de caisse doit ensuite être comptabilisé en écritures journalières dans la comptabilité des entreprises.
La tenue de caisse est réalisée sous un format « papier »
Au 1er janvier 2018, il n’y a pas d’obligation d’acquérir un logiciel de caisse informatisé. Les entreprises peuvent continuer à tenir leur livre de caisse sous un format papier.
Pour ce faire, il convient en pratique :
- de tenir un brouillard et un livre de caisse pour la détermination du solde journalier de la caisse,
- et de saisir journellement le brouillard de caisse soit en ayant recours à votre comptable, soit à l’aide de solutions informatiques permettant l’intégration directe du livre de caisse dans votre comptabilité.
Pour la tenue de votre brouillard et livre de caisse, il nous est possible de vous transmettre des modèles. Nous vous invitons à formuler votre demande auprès de votre agence.
Soucieux d’accompagner les entreprises sans alourdir leurs frais de fonctionnement, et dans l’esprit de simplicité, de fluidité et de sécurité du traitement des données des clients, il est possible aujourd’hui de vous proposer les solutions Cerfrance Connect par un module de livre de caisse informatisé.
Ce module vous permettra de saisir directement de façon journalière vos données et de tenir votre livre de caisse. Ces données seront transférées à votre Cerfrance afin que celui-ci l’intègre directement dans la comptabilité.
Si vous êtes intéressés par ce module de caisse, vous pouvez vous connecter dans votre espace client Cerfrance Connect (« Saisir » et « Livre de caisse ») et cliquer sur l’icône « être recontacté ».
Nos services prendront contact directement avec vous afin de réaliser une démonstration du module Livre de caisse.
La tenue de caisse est réalisée à l’aide d’un logiciel ou système de caisse informatisé
Au préalable, le logiciel ou système de caisse utilisé par l’entreprise doit être dès le 1er janvier 2018 certifié ou attesté par l’éditeur de logiciel dès lors que l’entreprise est soumise à la TVA.
- La fonctionnalité de l’export des données du journal ou livre de caisse de mon logiciel ou système de caisse est-elle active ?
Les logiciels de caisse ou système de caisse peuvent prévoir un transfert des données du livre de caisse ou du journal de caisse vers tout logiciel de comptabilité.
Pour ce faire, en pratique, il convient de vérifier dans un premier temps si votre logiciel ou système de caisse a une fonctionnalité d’export du journal ou livre de caisse. Il est nécessaire de vous renseigner auprès de votre éditeur de logiciel de caisse afin de s’assurer de cette fonctionnalité.
Si l’export des données n’est pas possible, et dans un souci de vous accompagner au mieux dans vos obligations, sans alourdir vos frais de tenue de comptabilité, avec un esprit de simplicité, de fluidité et de sécurité du traitement des données des clients, il est possible aujourd’hui de vous proposer les solutions Cerfrance Connect par un module de livre de caisse informatisé pour un abonnement 10 € HT par mois.
- Une condition de compatibilité des données exportées du livre ou journal de caisse est indispensable avec le logiciel comptable de mon Cerfrance
La vérification de l’export des données du journal de caisse a été préalablement faite par vous ou par votre éditeur. Il convient maintenant de s’assurer que ces données exportées seront compatibles avec le logiciel comptable de votre Cerfrance.
Pour ce faire, en pratique, vous devez vous rapprocher préalablement de notre agence afin de vous fournir les normes informatiques nécessaires pour le transfert de vos données de caisse. Votre éditeur de logiciel ou système de caisse vous confirmera la compatibilité des logiciels.