Comment va fonctionner la facturation électronique ?

Fonctionnement la facturation électronique

Pour répondre à la loi de finances, chaque entreprise française assujettie à la TVA (y compris les micro-entreprises) va devoir repenser son organisation pour :  

1. Recevoir des factures électroniques (dès juillet 2024) 
2. Émettre ses factures électroniques (entre juillet 2024 et janvier 2026 suivant la taille de l'entreprise, voir le calendrier) 

Comment mettre en place la facture électronique ?

La 1ère chose à mettre en place est un logiciel de facturation. Word, Excel ou d'autres logiciels de mise en page ne permettront pas de créer une facture électronique avec les données structurées à transmettre à l'État. Pour les entreprises ayant très peu de factures, il sera possible de les transmettre directement sur la plateforme publique, cependant cette tâche sera fastidieuse sur une plateforme peu pratique. 

Il faudra ensuite que chaque entreprise choisisse une des 3 solutions prévues pour transmettre ses factures : 

• Le Portail Public de Facturation de l'État (PPF. Équivalent à Chorus Pro) 
• Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) 
• Un Opérateur de Dématérialisation (OD) 

Le Portail Public de Facturation (PPF)

Le Portail Public de Facturation, outil gratuit, est au centre de la nouvelle règlementation sur la facture électronique et permet de :  

• Saisir ou déposer des factures 
• Convertir les factures au format électronique (avec les données structurées) 
• Recevoir les factures au format Factur-X 
• Transmettre les données à la DGFiP (notamment les montants de TVA) 

Le Portail Public de Facturation aura également pour fonction de tenir à jour l'annuaire des assujettis, via les informations transmises par les entreprises. L'annuaire est une base de données fiable qui garantira le bon acheminement des factures à leur destinataire.  

Enfin le Portail Public de Facturation, se chargera de collecter, contrôler et transmettre les données demandées par l'administration fiscale.  

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires interagiront avec le Portail Public de Facturation en continu pour transmettre des données, consulter et mettre à jour l'annuaire des entreprises et transférer les statuts du cycle de vie des factures. 

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)

Une plateforme de dématérialisation partenaire est un intermédiaire entre les fournisseurs, leurs clients et l'administration fiscale.  

Pour assurer une meilleure sécurité auprès des entreprises, les Plateformes de Dématérialisation Partenaires devront être certifiées et immatriculées auprès de l'État. Elles seront auditées tous les 3 ans afin de contrôler que tous les processus sont bien respectés.  

Une société souhaitant devenir Plateformes de Dématérialisation Partenaires doit :  

  Respecter le RGPD 

  Avoir la certification ISO 27001 (norme internationale sur la sécurité de l'information) 

  Obtenir la certification SecNumCloud (certification pour les entreprises démontrant un niveau de sécurité parmi les plus élevés du marché) 

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires auront différents rôles : 

  Convertir les factures au format Factur-X 

  Contrôler la conformité des informations clés des factures (identité des émetteurs et destinataires, cohérence des montants, mentions légales…) 

  Envoyer les factures à leur destinataire 

  Transmettre les données au portail public de facturation 

  Recevoir les factures des entreprises utilisatrices de la Plateformes de Dématérialisation Partenaires et leur transmettre 

  Gérer les statuts de traitement des factures 

  Transmettre les informations de mise à jour à l'annuaire des entreprises au Portail Public de Facturation  

Le recours à une Plateformes de Dématérialisation Partenaires n'est pas obligatoire au regard de la loi, cependant elles permettront une transition plus facile vers la facturation électronique et pourront proposer des services complémentaires (création de factures, paiement des factures directement depuis la plateforme, mise à disposition de tableaux de suivi…). 

L'ouverture du service d'immatriculation des Plateformes de Dématérialisation Partenaires se fera en septembre 2023 et les 1ères immatriculations auront lieu début 2024. 

Cerfrance Val de Loire a choisi de s'associer à EFFINUM, future Plateforme de Dématérialisation Partenaires pour proposer une solution efficiente et complète de gestion des factures électroniques et de e-reporting. (obligation pour les entreprises de déclarer à l’administration fiscale leurs données de ventes sous format électronique pour les transactions B2C et à l'international.)  

Les Opérateurs de Dématérialisation (OD)

Les opérateurs de dématérialisation sont des prestataires de service ou des éditeurs de logiciels qui peuvent aider les entreprises à préparer leurs factures au bon format.  

L'opérateur peut être habilité par son client pour déposer et récupérer les factures sur le Portail Public de Facturation (opération complexe et technique pour donner les droits d'accès à l'Opérateur de Dématérialisation).  

Ce que peuvent faire les Opérateurs de Dématérialisation : 

  Préparer les factures de leurs clients pour quelles soit au bon format 

  Restituer les données de facturation à leurs clients dans un format exploitable pour eux. 

  Numériser les factures dans l’un des formats de facture électronique  

  Envoyer les factures via une plateforme de dématérialisation partenaire 

Ce que ne peuvent pas faire les Opérateurs de Dématérialisation : 

  Émettre ou recevoir des factures électroniques sans passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire 

  Déclarer leurs clients dans l'annuaire national des entreprises accédant aux Plateformes de Dématérialisation Partenaires 

Les Opérateurs de Dématérialisation sont des tiers de confiance que les entreprises peuvent choisir, mais elles ne sont pas certifiées par l'État (contrairement aux Plateformes de Dématérialisation Partenaires). 

Les Opérateurs de Dématérialisation n'ont pas d'obligation en termes de sécurité d'hébergement des données.  

Les actions à entreprendre

Vous vous demandez quand commencer la transition ? La réponse est maintenant !  

En effet cette nouvelle manière de facturer et de recevoir les factures va entraîner de profonds changements dans l'organisation de votre entreprise. C'est pourquoi il faut anticiper et commencer les réflexions et démarches dès aujourd'hui. 

Voici une liste des 1ères actions à entreprendre : 

1. Se préparer à une nouvelle organisation administrative : 

• Choix d'un logiciel de facturation si l'entreprise n'en possède pas ou délégation de la réalisation des factures à un tiers  
• Mise en place d'un stockage dématérialisé des factures (fin du classeur de papiers) 
• Émission / réception des factures en temps réel 

2. Réfléchir au choix de votre partenaire de dématérialisation : Plateforme de Dématérialisation Partenaire, Opérateur de Dématérialisation ou utilisation du Portail Public de Facturation. Ce choix peut se faire en fonction du volume de factures, des services proposés par les Plateformes de Dématérialisation Partenaires…  

3. Se préparer à la collecte car toutes les entreprises seront obligées de recevoir des factures électroniques au 1er juillet 2024. 

4. Se préparer à émettre obligatoirement des factures électroniques, selon le calendrier ci-dessous :